月500円のライセンス料は高い、安い？

クラウドサービスに大きく依存

今の私のビジネススタイルには、クラウドサービスは欠かせません。日常のメールはGmail、仕事上のファイルやデータはDropboxに保存（ローカルにもバックアップ）。cybouzuliveやGoole Driveで情報共有とコミュニケーション。ネット上の情報はevernoteにクリップ。名刺はEightで管理。ホームページはJimdoで作成し、ブログを発信。Facebookで人とネットでつながる。もしこれらのクラウドサービスが提供中止となったら。あまりにも大きく依存していて怖いくらいです。しかし確率は小さい、そう信じ、日々クラウドサービスに依存しながら能天気に仕事をしている私です。

最近のクラウドサービス

最近のクラウドサービス、特にネット上にデータを保管するストレージサービスには使い勝手のよいものが多くなってきました。無料版には、GoogleのGoogle Drive。マイクロソフトのOne Drive。AppleのiCloud Drive。YahooのYahoo!ボックス。有料版はGoogle Apps。One Drive for Bisiness。セキュリティを確保しなければならない企業での活用には、有償版を推奨しますが、個人が使うには無料版でも十分です。

Goole Drive（Apps）の活用事例

これらの中でも、Google Drive（Apps）は最も強力でお薦めのクラウドサービスです。GmalやGoogle Map、Googleカレンダーなどはよく使われていますが、意外に知られていないのがフォーム機能なのです。Google Drive（Apps）のフォーム機能を活用した事例として、私が作成し利用しているのは、イベントやセミナーの申込みをホームページから行う「Web申込ページ」ツールです。通常、メールでの申込みの場合、集計するためには、申込みメールから受講者の情報をExcelシートに転記する必要があり、手間がかかります。しかしこのツールでは、申込者の情報はスプレッドシート（Excel）に自動集計されますので、非常に便利です。また申込みがあった場合、事務局担当者にメールで通知が入り、リアルタイムで申込み状況を把握することも出来ます。

Google DriveからGoogle Appsへ！

これまで私は個人的に無償版のGoogle Driveを活用してきました。しかし会社でも社員とともに活用するため、昨日、社員全員分（12ライセンス）の有料版Google Appsを導入しました。ライセンス料は、12アカウントで6,000円/月。これが高いか安いかは使い方次第。毎日顔を合わすことの少ない社員同志、社員と経営者。Google Appsを上手く活用した業務の効率化やコミュニケーション、社員からのアイディア出しに期待しているところです。「全員で活用するためのFAQを作りましょう」、さっそく社員からの提案がありました。こんな提案があれば、決して高くないライセンス料だと思っています。