Excelがよく使われる理由
日常仕事でよく使うExcel。最近では、Excelを活用したビックデータ分析や統計分析に関する書籍が多く出版されていて、Excelの素晴らしさを再認識しています。Excelはデータ分析等の高度な利用ばかりではなく、仕事や日常生活において、いろいろな場面で使える便利なソフトウエアです。ExcelはマイクロソフトのOfficeソフトとしてPCを購入するとき標準添付されている場合も多く、別途購入しても非常に安価です。これも多くの人が使う大きな理由の一つでしょうか。
触るのも怖いExcelシート
経営計画や売上計画の予実管理、資金繰り表、事業の簡単な収支試算表など、私の日常の業務にExcelは無くてはならないツールです。セルにデータとしての数字をベタ打ちし、計算式を埋め込み、結果を自動計算させる。また、ベタ打ちする数字を変えることにより、結果が異なることをシュミレーションし、意思決定を促したり、提案したりする。最終的には、Excelはいろいろな人に見せることになります。見せることを前提に考えると、Excelシートは体裁が良い、見てわかりやすいフォーマットは大事です。特に数字が多く詰まった表は、この数字はどのように計算されたものか、どのセルの数字は触っても大丈夫なのか、理解するのも難しく、時には触るのも怖いものもあります。
見やすいエクセルのフォーマット
1.行の高さは「18」
2.フォントは英数字は「Arial」、日本語は「MS Pゴシック」
3.数字はカンマで区切る
4.項目の内訳は、1列横にずらす
5.単位は同じ列にそろえる
6.表の枠線は、上下は太め、それ以外は細めの破線
7.文字は左そろえ、数字は右そろえ
(ただし、項目の文字は右そろえ)
8.表はB2セルから始める
9.数字の色3種類
①ベタ打ちの数字・・・青
②計算式の数字 ・・・黒
③他シートを参照・・・緑
10.背景の色は薄い色
11.背景色を白にし、枠線を非表示にする
12.グループ化して行や列を隠す
13.使っていないシートは削除
14.入力しながら、都度、フォーマットを整える
15.数字の出所は明確に表記
(上付き注番号を使う)
外資系投資銀行のエクセル仕事術
体裁の良い、見てわかりやすいフォーマットのExcelを作るのに非常に参考になる本があります。『外資系投資銀行のエクセル仕事術』(熊野 整著)です。Excelを駆使して数十億単位の投資案件を提案する外資系投資銀行。厳しいビジネスをとおして身に着けてきたExcel使いこなし術。本著は「見やすいエクセル」、「ミスのないエクセル」、「速いエクセル」、「エクセルで数字に強くなる」という4つの章立てで、わかりやすく書かれています。Excelを使いこなすとは、難しい計算式をや関数、VBAをマスターして使うことではなく、ファーマットにもとづいて見やすいシンプルなシートを作ることだとしています。に第1章の「見やすいエクセル」だけでも、明日から実践してみよう。本から得た知識はアウトプットしてこそ価値が出てくる、ですね。
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